tumpukan amplop surat dengan berbagai warna

Kegiatan mengirimkan e-mail sudah lazim dilakukan oleh Sahabat Tunanetra, terutama yang telah menguasai keterampilan komputer bicara. Munculnya teknologi ponsel pintar dengan bberbagai kepraktisannya pun membawa kemudahan bagi Sahabat Tunanetra dalam berkirim surat elektronik (surel).

Di Mitra Netra, tata cara mengirimkan e-mail juga telah menjadi materi wajib pada kursus komputer bicara tingkat dasar. Alasannya adalah agar tunanetra dapat berkomunikasi secara professional, khususnya ketika memasuki dunia kerja inklusif. Namun, fakta di lapangan menunjukkan bahwa masih ada tunanetra yang belum benar-benar memahami etika mengirimkan e-mail secara profesional. Oleh karenanya, simak selengkapnya beberapa etika pengiriman e-mail yang patut untuk diketahui Sahabat Tunanetra berikut ini!

Baca juga: Karya Terbaru Mitra Netra Di Usianya yang Ke-30

 

1. Gunakan Alamat Surel yang Terlihat Profesional

Jauh sebelum mengetahui etika pengiriman e-mail yang baik, Sahabat Tunanetra perlu memastikan memiliki alamat surel yang profesional. Ketika membuat akun e-mail pertama kali, kadang seseorang tidak benar-benar memikirkan alamat yang akan digunakan. Padahal alamat surel tidak bisa diganti seperti mengubah password akun. Maka, saat akan membuat akun e-mail, sebaiknya pikirkan alamat yang mudah diingat serta terlihat profesional.

Sahabat Tunanetra dapat menggunakan nama asli dan dipadukan dengan kombinasi angka. Misal “dewi.putri76@gmail.com”. Hindari menggunakan alamat surel yang susah diingat atau mengandung unsur kata yang kurang resmi, contohnya dwptr.1565@gmail.com atau “jossy.love cat@gmail.com”. Mungkin pemilik alamat e-mail tersebut ingin menunjukkan hobinya memelihara kucing. Namun, alamat surel tersebut terlihat kurang profesional untuk mengirimkan surat lamaran kerja atau urusan resmi lainnya.

Baca juga : Kembali Bekerja Setelah Jadi Tunanetra, Ini 3 Hal yang Wajib Kamu Ketahui !

 

2. Wajib Mengisi Subject E-mail

nah, apakah Sahabat Tunanetra sering melewatkan mengisi subject e-mail  saat mengirimkan surel? Sebelum seseorang membuka surel, subject e-mail adalah hal pertama yang akan dibaca oleh penerima. Oleh karena itu, sangat penting agar Sahabat Tunanetra mengisi bagian ini. Jika subject e-mail ini tidak diisi, bisa jadi si penerima akan malas membuka dan melwewatkan surel Sahabat Tunanetra, lho!

Untuk mengisi subject e-mail. Sahabat Tunanetra dapat mencantumkan tujuan dari pengiriman surel. Bisa juga diisi dengan subject khusus, jika memang ada ketentuan subject dari kantor atau penerima e-mail. Kesalahan umum yang juga sering dilakukan tunanetra pengguna perangkat lunak pembaca layer adalah menuliskan pesan pada subject e-mail. Subject e-mail bukan tempat yang benar untuk menuliskan pesan karena ada bagian tersendiri untuk hal tersebut, yaitu pada body e-mail. Karena itu, Ketika hendak menuliskan pesan e-mail dengarkan baik-baik  apa yang diucapkan screen reader, ya. Pastikan kursor telah berada pada bagian body e-mail, yaitu Ketika screen reader mengucapkan “message body edit multi line”..

Baca juga: Kuasai Skill Komunikasi, Sahabat Tunanetra bisa Jajal 4 Profesi Ini!

 

3. Tuliskan Pesan dengan Baik, Runut, dan Jelas

Awali pesan e-mail dengan salam pembuka. Contohnya dengan sapaan “Dear …”, “kepada Yth…”, atau “Halo, …”. berikutnya perkenalkan diri dan apa tujuan dari pengiriman surel tersebut. Kemudian pada bagian akhir, sampaikan ucapan terima kasih, salam penutup, dan nama lengkap.

Jika Sahabat Tunanetra mengharapkan komunikasi lebih lanjut, maka cantumkan kontak yang dapat dihubungi pada bagian penutup. Sahabat Tunanetra juga perlu memperhatikan kalimat-kalimat dalam menulis pesan. Pastikan kata-kata yang ditulis dapat dipahami dan sesuai dengan tujuan pengiriman surel. Gunakan bahasa resmi untuk surel yang bersifat formal, serta bahasa yang casual dan sopan jika surel bersifat non formal.

Baca juga: Komunikasi Non Verbal, Perlukah Untuk Tunanetra?

 

4. Teliti Kembali Sebelum Mengirim E-mail

Sahabat Tunanetra yang sering melakukan kegiatan mengirim e-mail bisa jadi tela mengetahui poin-poin etika di atas. Akan tetapi, kesalahan pun bisa terjadi pada seseorang yang telah mahir melakukan pekerjaannya. Untuk itu, memeriksa kembali e-mail yang akan dikirimkan merupakan tindakan yang disarankan. Tentunya Sahabat Tunanetra tidak menginginkan ada kesalahan penulisan dalam e-mail, kan? Teliti kembali apakah alamat e-mail penerima sudah benar. Cek juga apakah subject e-mail sudah diisi sesuai dengan tujuan yang dimaksud. Selain itu, jangan sampai lupa mengunggah file jika harus mengirimkan e-mail dengan lampiran.

Sebelum benar-benar mengirimkan e-mail, baca kembali pesan yang telah dituliskan. Perbaiki jika ada kalimat yang kurang sesuai atau kesalahan penulisan. Kalau Sahabat Tunanetra masih ragu dengan kalimat yang digunakan dalam menulis pesan, tak perlu khawatir. Banyak tips etika mengirimkan e-mail secara profesional yang betebaran di internet. Sahabat Tunanetra bisa browsing dan mendapatkan banyak referensi dari sana. Yang paling penting adalah tidak malas untuk mencari informasi. Selamat mencoba ya, Sahabat Tunanetra !

 

*Juwita Maulida

 

Leave Comment